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2022.06.24

リモートワークで仕事の効率を上げるには? オンラインコミュニケーションの工夫は? ヤフーの新しい働き方

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ヤフーでは、2022年4月から、飛行機での出社や、日本全国での居住が可能になり、さらに柔軟な働き方を選択できるようになりました。その制度を利用した地方への移住、そして完全リモートワークなど、ヤフーならではの時間と場所にとらわれない「新しい働き方」を実践する社員も増えています。
今回は、新しい生活拠点で過ごしている社員などに聞いた、リモートワークで仕事の効率を上げる工夫、オンライン環境でのコミュニケーションの工夫などをまとめました。

    目次:
  1. 仕事の効率を上げる工夫
  2. コミュニケーションの工夫
※自然環境の豊かな軽井沢で暮らしながら、人事企画の業務をこなす加藤。メリハリをつけて働き、家族との時間も充実させている。

仕事の効率を上げる工夫

ストレスがたまらない環境で働く

自然豊かな地域に移住した社員のなかには「ストレスフリーな環境へ移住したことで、仕事の生産性も上がった」という人も。仕事の合間などに、森林で大きく深呼吸したり、海水に足を浸したりするなど、リラックスする方法を実践している人もいるようです。

プライベートや家族との時間を充実させる

プライベートや家族との時間が充実することで安心して仕事に集中でき、その結果としてパフォーマンスがさらに向上している、という声もありました。
移住やテレワークで削減された通勤時間をどのように活用するかが決まっていると、より充実した1日を過ごせるのではないでしょうか。

リモートワークだからこそ、時にはしっかり「休む」

リモートワークではミーティングや予定が切れ目なく入ることもあるため、「休憩も取らずに、ついずっと働き続けてしまう」というのは、多くの方がリモートワークで感じている課題ではないでしょうか? 
忙しい予定の間に意識的に休憩を取るのはもちろんですが、ときには仕事から離れてお気に入りの場所でゆっくり休日を過ごしたり、スマホも見ないでデジタルデトックスをしたりするなど、しっかり休息を取り入れることもパフォーマンスを高めるには、とても大切なことです。

毎日のリズムを特に意識して過ごす

リモートワークにおいては特に、朝時間にやることを決める、しっかり朝ごはんを食べる、毎日決まった時間に散歩するなど、リズムを意識して過ごすことが大切、という声も多く聞かれました。そうすることで、「仕事を何時から始めなければいけないので、逆算してそれまでにこれとこれを終わらせよう」というように時間の使い方をより意識できるそうです。

今の状態を100点と思わない

仕事の進捗(しんちょく)やチームメンバーの状態など、一見問題ないと感じる時こそ、「そこに何か落とし穴がないか」「もっと改善できることがあるのではないか」と考えてみることが大切です。
後々、やり直しや遅れを取り戻すための作業が発生する前に、定期的に振り返ってみるとよさそうです。

他の人の力も借り、定期的にフィードバックを受けて自分を振り返る

リモートワークでは、自分の業務や進捗について、客観的な評価を得られにくくなることもあります。そのため、たとえば上長に「この1週間は〇〇について特に頑張るので、見ておいてください」と伝えておき、定期的にフィードバックを受けることも効果的です。

業務に関するドキュメントをしっかり作成し共有

ヤフーでは、業務についての手順や経緯などをまとめたドキュメントがしっかり整備されているため、新卒のエンジニアでもスキルが習得しやすく、リモートワークでも問題なく働けているそうです。オンラインでの働き方になったからこそ、他の方にもわかりやすく「しっかりドキュメントを残して共有する」ことが、より重要になるかもしれません。

※人財開発チームで、社員の業務サポートを行う角谷。ヤフーではテレワーク中心の働き方になっても、全社で1on1ミーティングを活用している。

コミュニケーションの工夫

定期的に話せる機会を設けてコミュニケーションの頻度を増やす

ヤフーでは、上司と部下が週に1回程度、1対1で対話をする「1on1ミーティング」を行っています。また、新しく入社した方や、新しい組織へ異動した方には、対面でのコミュニケーション機会を増やす取り組みも行っています。

定例会議で雑談の時間を設定する

週に一度の定例会議の冒頭5分を「雑談タイム」としているチームもあります。ランダムに4人程度のグループに分け、ファシリテーターの挙げたテーマに沿って雑談するそうです。すでに時間を確保している定例会議の場を活用することで、メンバーに無理なく調整できます。
また、定例会議のなかで雑談タイムを確保したことで、会議の進め方を見直すことができたというメリットもあったそうです。Slack上でも雑談用のチャンネルを作成し「ゆるい雑談」の場として活用しているチームもあります。

テキストコミュニケーションでもしっかり感謝や信頼の気持ちを伝える

たとえば、部下からの報告メールには「了解」と返すのではなく、「〇〇さん、了解です」と名前をつけるだけでも感謝の伝わり方が変わります。
お互いが気持ちよく働くためには、まずは自分から相手に「ありがとう」などの感謝の言葉や、信頼の気持ちを伝えることが大切です。それが組織の心理的安全性となり、高いパフォーマンス発揮につながっていきます。

お互いが仕事以外の部分も含めてどういう状況か理解し合う

オフラインだと相手の体調を含めた変化などに気付きにくい側面もあります。たとえば、プライベートな事情も含めて、チームなどで、一緒に働いている人がどういう状況なのか、いろいろある働き方の選択肢から、どのような働き方をベストだと思っているのかなど、お互いに認識することが大切です。

オンライン会議では、笑顔と身ぶり手ぶりも活用する

オンライン会議では、参加メンバーに対して必要以上に気を遣いすぎてしまうことも。空気が硬くなったり発言をしづらくなったりすることもあるのではないでしょうか。
そのようなことを回避するためには、なるべく笑顔を心がけ、身ぶり手ぶりを活用してみましょう。また、打ち合わせの終わりには、手を振ることで、一緒に笑顔で手を振ってくれる人が増えたり、自然と雑談が増えたりする効果があるそうですよ。ちょっとしたことで、相手が話しやすい場にできるよう、聞き出す姿勢を意識してみるのがよさそうです。

オンライン環境で話すときには、いつも以上にゆっくりと

オンライン環境で話すときには、いつもの0.8倍速ぐらいにペースを落とすと、相手に伝わりやすくなりますよ。また、オンライン会議では特に生まれてしまいがちな、「間」を怖がらず、お互いがしっかり「聴こう」「理解してもらいやすいように話そう」と意識することで、よりよい対話になるようです。

オンラインで発表するときは、図なども使ってわかりやすく伝える

リモートワーク中心の働き方では、オンラインで資料を投影しながら発表する機会が増えた方も多いのでは。ただ、この場合、相手の表情が見えづらく、発表者側が不安になったり、一方的なコミュニケーションになったりしてしまう可能性があります。
そのため、参加者は、わからないことや簡単なコメントを、より具体的に伝えたり、少しだけ大げさにアクションしたりすることで、発表者に伝わりやすくなります。
発表者側も、質問がしやすい雰囲気づくりや、図を使ってできるだけわかりやすく説明することなどがオフライン環境以上に求められるでしょう。

いかがだったでしょうか? すぐに取り入れられそうなもの、まねできそうなものもあるかと思います。ぜひ、ご活用ください。

【関連リンク】

新しい働き方をしている社員へのインタビュー

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