「どこでもオフィス」「フレックス」制度の上手な使い方

「どこでもオフィス」「フレックス」制度の上手な使い方

弊社の制度である「どこでもオフィス」(※)と「フレックス勤務」。
みんなどうやってうまく使っているのでしょうか。

(※)どこでもオフィス:月2回、貸与されているノートパソコンやiPhoneなどを使って、連絡がつくなら出社せず好きな場所で仕事ができる制度。 通称「どオフ」。

今回は、子どもがいる社員や、マネージャー業をやっている社員など、さまざまな立場のみなさんに、上手な使い方を聞いてみました!

(写真:自宅でテレビ会議中。肥後さん)

- どこでもオフィスがあって助かった! という経験はありますか?

肥後:
私は子育てをしながら働いていますが、どこでもオフィスの制度があってかなり助かっています。

妊娠中は、妊婦検診のために使っていました。妊娠後期になればなるほど検診が頻繁になっていくのですが、半日くらいで終わってしまうので、そういう日は午前中を有休にして、午後は自宅で「どこでもオフィス」していました。
検診が終わってから会社に行くことも考えましたが、自宅から会社まで片道1時間くらいかかるので、妊娠中ということもあり体がつらくて……。自宅と会社の往復をしなくてすむのはありがたかったですね。

出産後は、子どもが病み上がりで、念のため保育園を休ませているときに利用しています。小児科の医師から、「熱が下がった直後に登園させると、ぶり返すこともあるので、24時間は様子を見るように」とのアドバイスを受けており、それに従っています。
近所に住む母に子どもをみていてもらいながら勤務し、ビデオ会議をする時は、別室に移動して子どもの声が入らないよう気をつけていますね。

お子さんがいる先輩方から、この制度ができる前は子どもの病気で看護休暇を使い切り、自分の有休も使い切り……という状況だったと聞いていて不安でしたが、今は場合に応じてフレックスやどこでもオフィスの制度を使えて、とても助かっています。

酒井:
私は3歳と0歳の子どもがいて、上の子が保育園に通っています。

家から保育園まで片道約30分かかるため、送迎だけで1時間かかってしまうんですね。いまは基本的に育休中の奥さんに送迎をお願いしているのですが、下の子どもの通院などの用事がある場合は、私が子どもを園まで送っています。
ただ、そうすると8時過ぎに家を出て、帰ってくると9時過ぎになってしまい、そこから会社に行くと遅刻する可能性もあるので、そのまま自宅でどこでもオフィスをする、という使い方が多いです。

また、私が上の子を迎えに行く場合、16時までに園に着かなければいけないので、15時にフレックス退社をしてもかなりギリギリなんです。
そのような日も、余裕を持って迎えに行けるように朝早い時間から自宅でどこでもオフィスして、15時ごろに業務が終わるように調整することもあります。

どこでもオフィスのおかげで、とても助かっています(^^

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(保育園にお迎えに。酒井さん)

篠塚:
私は、出張先に前日入りが決まっている時にどこでもオフィスを使いました。
自宅が新横浜に近いので、その日は自宅でどこでもオフィスをしてから新横浜に向かうことができ、重い荷物を持って出社しなくてすんだのがよかったです。

また、個人的には、足を骨折した時に助かりました(^^
体は元気なんですが、松葉杖で電車に乗るのはつらくて……。ちょうどタイミングよく(?)月末に骨折したので、月末と月初でどこでもオフィスを2日ずつ取り、あとは有休を使ってなんとか乗り切りました。
体は元気で仕事はできるけど移動がつらい、という時はとても助かる制度だなと思いましたね。

中村:
以前体調を崩したときに、熱は下がったのですが、発疹がでてしまったんですね。体調は回復していたので仕事は出来る状態だったのですが、見た目がちょっとすごかったので(^^ どこでもオフィスさせてもらいました。

テレビ会議をする時はマスクとだてメガネをしていたのでかなり怪しかったと思いますが(笑)、そういう時に使えたのは、ありがたかったです!

酒井:
病み上がりでもう少し様子を見たいという時にも、どこでもオフィスできるのはありがたいですよね。

中村:
私は、気分を変えたい時と集中しないといけない仕事がたまった時にどこでもオフィスすることが多いです。
主に、企画書や研修のファシリテーション資料をつくる時間として使っています。去年からマネージャーになったので、会社にいる時はメンバーと話す時間を優先するのですが、自宅だと何冊も本を広げて調べものをしながら集中して作成できるので作業しやすいです。

ちなみに、「たまには綺麗なカフェで仕事ができるっていいな」と思っていたので、どこでもオフィスの前日はウキウキしていることが多いです(笑)
ただ、カフェだとトイレに行きたくても荷物を置いていけないということに気づいたので、家の近くのカフェで2時間くらい仕事をして、家に帰ってお昼休みを取り、午後は自宅で作業する、というやり方に変えました。トイレ問題を考えると、終日外でどこでもオフィスをするのはつらいなと思いましたね(^^
他の方に聞くと、図書館だと仕切られているブースがあるので、もう少しどこでもオフィスしやすいようです。

どこでもオフィスの日は、集中できる時間が持てることがうれしくて、最初は早めに終わろうと思っていたのに、つい20時くらいまで作業してしまうことも。
断続的な作業にならないので、疲れにくいような気がしますね。
明日はどこでもオフィス、と思うと、遠足の前日のようにワクワクしています(笑)

忙しくなってくると、課題や気になっていることがたまってきて、だんだん視野が狭くなってしまうことがあります。そういう時に、いつものテンポで会社に来てしまうと、なかなかそれを解決できないまま仕事を進めてしまうので、一度冷静になってフラットな状態にもどすために、どこでもオフィスをすることで1週間のリズムをあえて変えてみる、という取り方が多いですね。

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(本を山積みにして資料作成。中村さん)

肥後:
私も、違う環境で仕事をすることは、いい気分転換になっていると思います。

酒井:
私の場合は、自分でタイミングを選ぶことは難しいですね……。
家族のスケジュールをあわせた結果、この日とこの日はどこでもオフィス、と仮候補日をつくっておくことが多いです。

肥後:
今は時短勤務をしていますが、どこでもオフィスで自宅で仕事をすると、通勤時間がない分、フルタイムで働くこともできるのはうれしいですね。

酒井:
保育園経由だと会社までかかる時間は1時間以上なので、その時間を節約して効率よく働けることがこの制度のメリットだと思います。また、育児のことを考えると、通勤時間がない分、体力を温存できるので助かっています。

- フレックスで15時に退社できますが、どのように使っていますか?

中村:
ハッピーアワーがはじまるころに仕事を切り上げて飲みに行ったりします(^^
先輩たちにお子さんがいらっしゃる方も多く、19時までなら飲める! という方もいるので、1カ月前くらいから「この日はフレックス退社します」と予定に入れておいて、17時に飲みに行ったりも。

外部の施設で合宿をやって、そのまま15時過ぎにあがって忘年会をしたという話も聞いたことがありますよ。

篠塚
忘年会シーズンになると、午前中は部の全体イベントをやり、早めに退社して飲みに行くことがあります。

酒井:
フレックス退社できる時間が16時から15時になったのはとてもありがたいです。16時のお迎えにぎりぎり間に合うので。子どもがいると、どうしてもそういう使い方が一番多くなりますね。

中村:
お子さんができると、フレックスやどこでもオフィスの使い方も変わってくるんですね……。

肥後:
子どもが保育園で熱を出して呼び出しがあった時も、15時に会社を出られれば16時くらいまでは待ってくれることが多いんです。15時に退社できるというのはかなりありがたいです。

- どこでもオフィスやフレックス制度をこう使ってみたい、というアイデアはありますか?

篠塚:
パソコンが手元にないと使えない制度ですが、なくても仕事ができるような工夫も考えてみたいですね。
骨折した時は、パソコンを持っていたのでそのまま自宅で仕事できたんですが、もし持って帰っていなかったら、会社のiPhoneだけでは何もできなかったなと……。
突発的な怪我をしてしまった時などに、うまく制度を使えるようになったらいいなあ、と思っています。

まだ、どこでもオフィスを一度も使ったことがない社員もいますし、職種などによってもなかなかどこでもオフィスをとりにくい部署もあると思うのですが、ぜひ一度は取ってみてほしいです。

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(おしゃれなお家ですね! 篠塚さん)

中村:
これまでに最も多い月で2000人くらいの社員がどこでもオフィス活用しています。ヤフー社員の約3分の1くらいですね。今は、仕事の状況や生活スタイルに合わせて、みなさん使っていると思います。

個人的には、効率的な働き方をしてみようよ、という意味で計画的に、チームでフレックス制度を使ってみたりしてみたいですね。

肥後:
会社に来ていれば、誰かと話したくなった時にすぐ話せますが、どこでもオフィスをしている日はメールや社内コミュニケーションツールでのやりとりが中心になり、タイムラグが発生することもあります。
サービスのリリース前など、密にコミュニケーションをとらないといけない時期には、どこでもオフィスは向かないかもしれません。
でも、たとえば朝礼の中継を自宅から見ることができたりもするので、そういう時は出社している時との差はないなと思いました。

また、制度をどう使うかを各自に任されているのはありがたいなと思います。

中村:
もし、どこでもオフィスすると周りの人に迷惑をかけてしまうかもと思っているのであれば、事前の調整でできますよ、と伝えたいです。
「明日はこんな風な勤務形態です」「こんな風にコミュニケーションできます」と伝えておけば大丈夫ですし、会社以外で仕事をする練習としてやってみてはどうかなと。

篠塚:
どこでもオフィスを日程に入れて休暇を取った同僚がいます(笑)
沖縄でダイビングをしたそうなのですが、ダイビング後は24時間飛行機に乗ってはいけないんだそうです。
そのため、何もできないし移動もできない1日ができてしまうので、その日は沖縄でどこでもオフィスします、と。

もともと、クリエイティブな時間を持とうとか、仕事をする場所を変えてみようという狙いではじまった制度ですし、いろいろ使い方を工夫してみてほしいです!(^^

【関連リンク】
「どこでもオフィス」という働き方